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淺談工程內業資料管理的心得
2013-1-16  字體:[]

工程資料是工程建設中的重要組成部分,是工程建設及工程驗收的必備條件,也是對工程檢查、維護、管理與使用、改建和擴建等的重要依據。近幾年,公司對工程檔案管理越發重視,對日常的收集、整理、移交和歸檔等工作要求越發規范和嚴格。今年8月,公司對各城市公司的檔案工作進行了檢查,其中工程檔案管理更是檢查之重點。通過檢查發現,湖州公司的工程檔案管理工作較為規范,其經驗值得推廣。本刊編輯部特邀湖州公司工程資料管理員,對工程檔案管理的實踐經驗進行分享。

從進入天鴻開始,我就從事湖州天鴻設計工程部的內業管理工作,從施工單位出來的我剛一開始覺得工程資料管理豈不是太簡單了?只要把資料及時收集整理,歸檔整潔干凈,方便查找就可以了。但是后來我才感覺到,做房地產公司的內業管理員并不是那么簡單,或者說不單單是簡單的把資料收集歸檔這么簡單。當然做好前述是基礎,在這基礎上,它能讓我思考的東西還有很多。

內業資料員,這是一個崗位,我們公司把它定義成信息主管,作為設計工程部的信息主管,需要對本部門的內業資料做系統地管理,并完成公司各階段指標所涉及的任務。項目信息,在我理解看來,就是對涉及項目建設工程的各方面的信息進行采集、存儲、加工,把它傳遞給相關項目管理者,并能使其對項目進展情況有一個動態的、全面的了解。作為內業管理人員,需要利用各種手段、工具,對項目信息進行收集,反饋給現場管理人員,從而提高他們的工作效率。比如說,我們部門每半個月更新一次的勞務統計表,如下所示:


表的內容分為一期維修人員和二期在建人員兩個大項,其中一期和二期又按總包和各個分包進行細分,最后有總包勞力合計和分包勞力合計。這個表可以動態了解總包和各個分包、在各個時期的勞動力情況,并體現出它目前的勞動力配置是否符合項目當前的進度要求;更進一步,它可以讓項目管理者在今后參與項目管理時知道何時勞動力比較充裕,何時勞力會流失。

再如,建立電子合同目錄機制,對合同名稱、編號、合同金額、涉及的樓體及責任人(ERP發起人)進行登記并時時更新。在對目錄更新的同時,讓合同名稱跟合同進行超鏈接。這樣做至少有三點好處:

第一,合同名稱后面會備注涉及到的樓體編號,故不會出現因合同名稱以標段命名而體現不出樓體編號,查閱者需要重新打開合同,才知道該合同涉及哪些樓體。例如合同名稱為《某項目一標段鋁合金門窗工程施工合同》,如果在合同目錄登記上備注(X#樓~Y#樓)豈不是更加一目了然。

第二,可以幫助同事一打開目錄就能看到各自發起的合同有哪些,并能通過超鏈接看到最終版的合同,避免把過程稿當成最終版利用,出現失誤。雖然通過ERP也能達到此目的,但在不知道該合同是誰發起的情況下想要查看合同的內容,著實比較麻煩。

第三,如果中途出現崗位人員更換,新上任的同事通過對合同的了解,也能加快地對整個項目加以熟悉。

內業管理的過程,還需要了解現場各個施工單位工程資料的跟進情況,像施工周報、監理月報、監理例會紀要等,這些文件一般只能體現工程現場的施工進度,而體現不出來施工單位的內業資料是否也跟隨著施工進度同步進行,所以對施工單位工程資料的不定期檢查成了工程資料管理一個重要的環節,這樣做至少不會出現到工程后期竣工驗收階段,因前期資料不完善而出現后補的現象,從而影響整個項目的竣工驗收進度乃至交房。另外,我會每月要求監理上報工程方案更新目錄(電子版),作為內業動態管理的一部分,每月更新的方案做顏色標記,然后發至各專業同事。方案的定期更新有助于各專業同事了解自己分管范圍內的施工單位的施工部署,從而更好的對其進行管理,也可以了解監理有沒有在這方面對施工單位進行把控。

其實這些類的表格、想法也是在經過了各種問題的解決之后,在領導的指引下才慢慢有了這種管理思路。從我個人而言,一開始對內業管理這塊確實不抱有太多好感,老覺得在內業管理這個職位上學不到太多東西,所以一直對項目現場的管理報以期待。但經過最近一段時間,通過制作各種表格,并了解各種表格的含義和作用,才慢慢知道原來房地產公司的內業資料員的學習機會最大,因為我接觸到的信息最多,對口的部門最多,對口的專業也最多,每一張需要收集的表格,每一份設計變更、洽商聯系單及每一個施工方案,都要經過資料員的手,只要能用心的去了解這些方面的知識,不難在不久的將來對各專業領域都有全面的認識,成為全方面的人才。

在內業管理上,有很多方面還做得很不夠,我希望可以建立一套內業系統機制,使之成為部門內部的共享平臺,利用這個平臺可以對工程項目進行有效的管理,使之成為工程項目管理的利器。

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